Keinoja hankintojen kehittämiseen: markkinavuoropuhelun merkityksellisyys
Tämän vieraskynä -kirjoituksen on kirjoittanut Antti Savola, Novice Oy:n perustaja ja KEINO muutosagentti
 |
| Antti Savola, Novice Oy |
Maailma, Suomi ja maakuntamme ovat poikkeuksellisten olosuhteiden kanssa tekemisissä. Koronan aiheuttama häiriötilanne on vaikuttanut kaikkeen ja silti tiettyjä toimintoja ja palveluita tulee ylläpitää. Kunnat ovat haastavassa tilanteessa. Niissä kärsitään kiireestä, resurssipulasta ja myös hankintaosaamisen puutteesta. Yksityisen ja julkisen sektorin välinen kommunikointi saattaa välillä olla aika haastavaa. Ihmiset yrittävät parastaan, mutta kiireessä kangistutaan totuttuihin toimintatapoihin eikä niistä löydetä ulospääsyä. Osa viranhaltijoista ei ole välttämättä tottunut kommunikoimaan yrityksille ja yritykset taas saattavat olla tottumattomia kertomaan toiminnastaan kuntaan päin. Yleensä kaikki osapuolet ovat kuitenkin enemmän kuin valmiita vuoropuhelun kehittämiseen. Viranhaltijat saattavat miettiä, mitä he saavat kertoa. Mitä jos yrityksen edustajat kysyvät jotakin, johon ei osaa vastata tai johon ei edes saa vastata – hankintalain takia? Tämä pelko on ihan ymmärrettävää, koska ihmiset joutuvat tekemään työtään kovissa aikataulupaineissa ja suorituspaineissa. Tässä saattaa helpottaa ajatusmalli, että hankintakulttuuria voidaan verrata ihmissuhteisiin: mitä paremmin ymmärrät toista osapuolta, sitä paremmin yhteistyö onnistuu. Ja mitä parempaa yhteistyötä haluat ylläpitää, sitä enemmän tulee käydä vuoropuhelua vastapuolen kanssa. Onnistunut hankinta perustuu aina hyvään taustatutkimukseen, suunnitteluun sekä avoimeen kommunikointiin. Aina pitää noudattaa yhdenvertaisuuden, syrjimättömyyden, avoimuuden sekä suhteellisuuden periaatteita ja niiden avulla on mahdollista toteuttaa hyvä, tehokas sekä kaikkia osapuolia palveleva avoin markkinavuoropuhelu.
Hyvinä aikoina kunnat ja kaupungit hankkivat paljon, ja silloin täytyy varmistaa vastuulliset sekä kestävät toimintatavat ja lopputulokset, julkisissa hankinnoissa. Ja kun huonot ajat koittavat, näihin asioihin pitää kiinnittää huomiota vieläkin tarkemmin. Rohkaisen kaikkia hankintayksiköitä seuraavanlaiseen polkuun hankintojen toteuttamisessa: ennakoi, suunnittele, kommunikoi, toteuta ja kilpailuta, seuraa ja arvioi. Ja toteuta rohkeasti avoimia markkinavuoropuhelutilaisuuksia, vaikka Teamsin välityksellä.
Seuraaviin kappaleisiin on koottu tiivistelmä markkinavuoropuhelun toteuttamisesta sekä tarkemmista sisällöllisistä seikoista ja periaatteista. Kansalliset hankintalait, EU-direktiivit julkisista hankinnoista sekä Maailman kauppajärjestön (WTO) asetukset julkisista hankinnoista korostavat neljää perusperiaatetta – avoimuutta, syrjimättömyyttä, suhteellisuutta sekä tasapuolisuutta/yhdenvertaisuutta. Julkinen hankinta (julkinen tarjouskilpailu) noudattaa siis lähtökohtaisesti samoja perusperiaatteita, kuin yksityisen sektorin tarjouskilpailut (B2B). Ainoana merkittävänä erona on julkisten hankintojen “lopullisuus”. Tämä tarkoittaa sitä, että kun julkisen hankinnan tarjouspyyntö on julkaistu tai tarjous on jätetty, ovat ne lähtökohtaisesti lopullisia, eikä niitä voi enää muokata. Neuvottelumenettely tai kilpailullinen neuvottelumenettely mahdollistavat tarjouspyynnön ja tarjousten muokkaamisen tietyissä hankintalain sallimissa rajoissa, mutta lähtökohtaisesti tarjouspyyntö ja tarjous ovat aina lopulliset. Miten siis välttää ne ongelmat ja sudenkuopat, jotka usein tulevat esille vasta, kun julkisen hankinnan tarjouspyyntö on julkaistu ja tarjoukset jätetty? Yksi hyväksi todettu menettelytapa on ennakoiva markkinavuoropuhelu. Markkinavuoropuhelua hyödynnetään yksityisen sektorin tarjouskilpailuissa käytännössä aina.
Julkisen hankinnan markkinavuoropuhelu on niin sanottu ennakkoiva vuoropuhelutilaisuus tulevasta hankinnasta ennen kuin tarjouspyyntö on julkaistu ja ennen kuin tarjouskilpailu on aloitettu. Lainsäädäntö ei aseta mitään erityisvaatimuksia markkinavuoropuhelulle, joten käytännössä markkinavuoropuhelu hankintayksikön ja tarjoajan välillä on täysin vapaamuotoista sekä avointa. Hankintalaki tai EU-direktiivit eivät myöskään kosketa markkinavuoropuhelua, koska varsinainen julkinen hankinta ja tarjouskilpailu eivät ole vielä alkaneet tässä vaiheessa. Tässä tulee kuitenkin huomioida se, ettei markkinavuopuhelussa anneta tulevasta tarjouskilpailusta ja tarjouspyynnön sisällöstä mitään sellaista tietoa, joka saattaa asettaa tarjoajat eriarvoiseen asemaan lopullisen tarjouskilpailun käynnistyessä. Huomioitavaa on myös se, että vaikka lainsäädäntö ei aseta erityisvaatimuksia ennakoivalle markkinavuoropuhelulle, tulee vuoropuhelun noudattaa kuitenkin neljää perusperiaatetta – avoimuutta, syrjimättömyyttä, suhteellisuutta sekä tasapuolisuutta/yhdenvertaisuutta. Markkinavuoropuhelua voidaan hyödyntää niin pienhankinnoissa, kansallisissa hankinnoissa kuin myös EU-hankinnoissa. Lainsäädäntö ei edellytä järjestämään markkinavuoropuhelua, mutta esimerkiksi EU-hankinnoista hankintayksikön tulee tietyin edellytyksin julkaista ennakkoilmoitus tulevan hankinnan sisällöstä sekä aikataulusta.
Ennakkoilmoitus voidaan myös muotoilla “kutsuksi markkinavuoropuhelutilaisuuteen”, jonka tarkoituksena on siis järjestää avoin keskustelutilaisuus tulevasta hankinnasta. Samaa menettelytapaa voidaan siis hyödyntää myös pienhankinnoissa ja kansallisissa hankinnoissa. Yksinkertaisuudessaan markkinavuoropuhelu on avoin keskustelutilaisuus, johon hankintayksikkö kutsuu potentiaalisia tarjoajia keskustelemaan vapaamuotoisesti tulevasta hankinnasta. Käytetyin ja myös lainsäädännön suosittelema tapa on julkaista hankintojen ilmoituskanavassa HILMA:ssa ennakkoilmoitus tulevasta hankinnasta ja muotoilla se esimerkiksi seuraavanlaisesti: “Ennakkoilmoitus: Kutsu markkinavuoropuheluun xxx -hankinnasta, xx.xx.20xx klo xx”. Tällä hetkellä hankintojen ilmoituskanavassa HILMA:ssa voi julkaista ainoastaan hankintailmoituksia, korjausilmoituksia sekä jälki-ilmoituksia, joten ennakkoilmoituksen tekeminen tarkoittaa käytännössä vain hankintailmoituksen tekemistä ja sen nimeämistä ennakkoilmoitukseksi ja esimerkiksi kutsuksi markkinavuoropuheluun.
Ennakkoilmoituksen markkinavuoropuhelukutsun sisältö voi olla melko vapaamuotoinen, esimerkiksi seuraavanlainen: Tämä on ilmoitus markkinavuoropuhelun käynnistämisestä osana hankinnan suunnittelua. Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tällä aloiteta varsinaista tarjouskilpailua tulevasta hankinnasta. Tavoitteena on kartoittaa markkinoita ja käynnistää avoin vuorovaikutusprosessi hankintayksikön ja potentiaalisten tarjoajien välillä ja käydä läpi vaihtoehtoisia näkemyksiä sekä ratkaisuehdotuksia hankintayksikön vaatimuksia vastaavan hankinnan kilpailuttamiseksi. Osallistuminen markkinavuoropuheluun tai sen jälkeen toteutettavaan tietopyyntöön ei sido tarjoajaa tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tähän tilaisuuteen tulematta jättäminen ei sulje pois osallistumista mahdolliseen varsinaiseen tarjouskilpailuun. Markkinavuoropuhelutilaisuuteen osallistuminen ei vaikuta tarjoajan asemaan itse kilpailutusprosessissa. Markkinavuoropuhelussa on mahdollista esittää kommentteja sekä käydä avointa keskustelua hankintaa valmistelevien viranhaltijoiden kanssa sekä muiden paikallaolevien kesken.
Vaikka lainsäädännön näkökulmasta ennakkoilmoitus ja markkinavuoropuhelu eivät sido hankintayksikköä tai potentiaalisia tarjoajia mihinkään ja varsinaista tarjouskilpailua ei ole aloitettu, ei markkinavuoropuhelussa saa kuitenkaan antaa mitään sellaista tietoa, joka saattaa asettaa potentiaaliset tarjoajat eriarvoiseen asemaan. Hankintayksikkö ei siis saa antaa markkinavuoropuhelun aikana sellaista tietoa paikallaoleville potentiaalisille tarjoajille, jota ei julkaista tarjouspyynnössä tai jota ei ole muutoin avoimesti ja vapaasti saatavilla. Vaikka markkinavuoropuhelu on täysin vapaamuotoinen ja avoin keskustelutilaisuus, jonne voi tulla samaan aikaan useampiakin potentiaalisia tarjoajia, tulee hankintayksikön varmistua siitä, että käytävää keskustelua myös ohjataan selkeästi ja paikallaolijoille tuodaan selvästi esille, mistä on tarkoitus keskustella, mistä voidaan keskustella ja mistä ei voida keskustella. Tässä(kin) on hyvä hyödyntää maalaisjärkeä ja potentiaaliset tarjoajat saavat ilman muuta esittää laaja-alaisesti käytännössä minkälaisia kysymyksiä tahansa. On hankintayksikön vastuulla kommentoida oikein tai olla kommentoimatta esitettyihin kysymyksiin, lainsäädännön mukaisesti.
Tänä päivänä monet hankintayksiköt hyödyntävät ulkopuolista fasilitoijaa tai konsulttia markkinavuoropuhelun toteuttamisessa. Tämä on todettu hyväksi toimintatavaksi, koska tällöin markkinavuoropuhelua johtaa ulkopuolinen neutraali osapuoli ja hankintayksikkö voi keskittyä keskustelemaan potentiaalisten tarjoajien kanssa. Tässä tulee kuitenkin huomioida se, että fasilitoijan tulee hallita julkisten hankintojen perusperiaatteet, lainsäädäntö, sopimusoikeus sekä julkisten hankintojen sisällöllinen tulkinnallisuus. Fasilitoijan tulee olla kykeneväinen ohjaamaan keskustelua sekä myös tuomaan selkeästi esille, jos joihinkin kysymyksiin ei voida vielä vastata. Fasilitoijan merkittävin rooli on toimia niin sanotusti kysymysten vastaanottajana sekä edustaa hankintayksikköä tulevan hankinnan sisällöllisten asioiden esittelijänä.
Fasilitoija ei toimi vain juontajana tai keskustelun herättelijänä, vaan fasilitoijan tulee varmistaa, että keskustelut noudattavat neljää perusperiaatetta ja että hankintayksikkö saa tarpeelliset lisätiedot potentiaalisilta tarjoajilta tulevaa hankintaa varten. Seuraavassa listassa on esitetty kysymyksiä, joista usein keskustellaan markkinavuoropuheluissa:
• Minkälaiset ovat tarjouspyynnössä riittävät tarjoajien soveltuvuusvaatimukset?
• Minkälaisia sekä kuinka monta kappaletta referenssejä on hyvä vaatia tarjoajilta?
• Minkälaisia ehdottomia vaatimuksia hankinnan kohde edellyttää?
• Minkälaisia henkilöstövaatimuksia tarjoajalle tulee asettaa?
• Minkälaiset tarjousten vertailuperusteet soveltuvat parhaiten hankinnan kohteeseen (hinta ja laatu, vai vain hinta)?
• Minkälainen hankemuoto soveltuu parhaiten hankinnan kohteeseen?
• Miten liikevaihtovaatimus tulee ottaa huomioon?
• Millainen on sopiva hinnoittelumalli/hinta myytäville tuotteille/palveluille
• Mitä asioita sopimusehdoissa tulee huomioida lain edellyttämien sopimusehtojen lisäksi?
• Minkälaisia bonus- tai sanktiomalleja voidaan hyödyntää?
• Mitä asioita takuuajassa ja aikataulussa tulee ottaa huomioon?
• Miten immateriaalioikeudet tai niiden siirtyminen tulee ottaa huomioon?
• Paljonko valittu toimija tarvitsee aikaa arvion mukaan hankintasopimuksen allekirjoituksesta toiminnan aloitukseen?
• Miten vastuunjako on hyvä toteuttaa (esim. vuokravastuujaon mukaisesti, tietyin tarkennuksin)?
• Mitä muita ratkaisuja tai asioita on hyvä ottaa huomioon?
Seuraavassa listassa on esitetty hyväksi koettu etenemistapa markkinavuoropuhelun toteuttamiseksi:
• Markkinavuoropuhelusta tiedottaminen avoimesti potentiaalisille tarjoajille
• Selkeä ohjeistus mistä on tarkoitus keskustella ja millä laajuudella
• Selkeä lista kysymyksistä, joita hankintayksikkö on pohtinut tulevaa hankintaa ajatellen
• Sopiminen tulevien jatkotoimenpiteiden tiedottamisesta sekä aikataulusta
• Neljän perusperiaatteen hyödyntäminen keskusteluissa
Ennakoi, suunnittele, kilpailuta, seuraa ja valvo ja hanki vaikuttavuutta.
Kirjoittaja,
Antti Savola, Novice Oy toimitusjohtaja ja KEINO muutosagentti
Kommentit
Lähetä kommentti